Дві трудові книжки

Чи може працівник мати 2 трудові книжки, і якщо ні, яка за це передбачена відповідальність?

В основних нормативно-правових актах (далі — НПА), які присвячені різним питанням ведення трудових книжок, зокрема у ст. 24, 47, 48 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 р. № 301 (далі — Постанова № 301), інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, яка затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України і Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58) не передбачена можливість наявності у працівника (або видачі працівнику) двох трудових книжок (якщо йдеться саме про «паперові» трудові книжки, адже в найближчому майбутньому передбачається перехід на електронні трудові книжки, зокрема урядовим проєктом Закону № 3623 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).

Зокрема відповідно до п. 2.2 Інструкції № 58 вперше заповнення трудової книжки проводиться власником підприємства або уповноваженим ним органом (далі — роботодавець) не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу або прийняття студента вищого, учня професійно-технічного навчального закладу, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, на стажування. Подібні положення містяться і у ч. 3 ст. 48 КЗпП, у якій зокрема зазначається, що працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Студентам вищих і учням професійно-технічних навчальних закладів трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після початку проходження стажування.

У разі звільнення з першої роботи відповідно до ч. 1 ст. 47 КЗпП трудова книжка видається роботодавцем працівникові на руки в день звільнення, і надалі згідно з ч. 2 ст. 24 КЗпП ця книжка подається наступному роботодавцеві (або тому ж самому) при наступних випадках укладання нових трудових договорів.

Про зазначене також йдеться у п. 2 Постанови №301, у якому зазначається, що під час влаштування на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку і без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше.

Також зауважимо, що згідно з п. 3.1 Інструкції № 58 у випадку, коли у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, видається не друга трудова книжка, а доповнюється вкладишем «перша і єдина» трудова книжка, який вшивається у трудову книжку, а також заповнюється та ведеться в такому ж порядку, як і трудова книжка. При цьому згідно з п. 3.2 Інструкції № 58 про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі повинен ставитися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.

У випадку загублення трудової книжки, згідно з п. 5.1 Інструкції № 58 працівнику за останнім місцем роботи видається інша трудова книжка або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки. Крім того дублікат трудової книжки може бути виданий працівнику згідно з

  • п. 5.5 Інструкції № 58, якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. ін.) При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки;
  • п. 5.6 Інструкції № 58 — за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, що передбачена Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник. При цьому в разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику;
  • п. 2.10 Інструкції № 58 — у випадку прохання працівника за наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним (до дублікату не вноситься запис, визнаний недійсним).

Крім того, не передбачено оформлення і другої трудової книжки у випадку, якщо працівник працює тривалий час, і за цей час відбулися зміни щодо затверджених зразків бланків (форм) трудових книжок (наприклад, останні зміни до зразка бланка трудової книжки були внесені постановою Кабінету Міністрів України № 131 від 2 березня 1994 р.). Зокрема у п. 1 Постанови № 301 зазначається, що трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.

Що стосується відповідальності за оформлення (видачу) працівникові другої трудової книжки (без штампу «дублікат»), то у п. 4 Постанови № 301 зазначається, що відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність. Наприклад, у ст. 265 КЗпП зазначається, що посадові особи органів державної влади й органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, які винні в порушенні законодавства про працю, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством, зокрема за порушення інших вимог трудового законодавства, крім передбачених абзацами 2–8 цієї частини (а у абз. 2–8 не йдеться про порушення порядку ведення трудових книжок), — у розмірі мінімальної заробітної плати.

Крім того, згідно зі ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КУАП) інші порушення вимог законодавства про працю тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. При цьому, згідно зі ст. 221 КУАП, органом, який уповноважений на застосування стягнення за ст. 41 КпАП, є суд.

Зрозуміло, що кадровику під час прийняття на роботу певної особи, яка не має трудової книжки, іноді важко перевірити правдивість його інформації щодо того, що вона начебто раніше не працювала, особливо, якщо така особа достатньо молода за віком.

Щоб убезпечити себе певною мірою від можливого порушення вимог законодавства щодо трудових книжок шляхом оформлення працівникові другої трудової книжки, кадровик може запропонувати особі в її заяві про прийняття на роботу зазначити, що вона раніше ніде не працювала за трудовим договором і трудової книжки не має.

Відповідальність для працівника, який з певних причин має дві або більше трудових книжок, чинним законодавством не передбачена. Якщо ж такий працівник під час влаштування на роботу подає дві або більше трудових книжок, можна порадити кадровику прийняти лише одну з них (наприклад, з більш ранньою датою оформлення або з більш пізнім записом про звільнення з останньої роботи), а іншу (інші) повернути працівникові для подальшого розпорядження нею «на свій розсуд», оскільки друга, третя тощо трудова книжка (без штампу «дублікат») відповідно до законодавства не могла бути оформлена у встановленому порядку.