Відкликання з відпустки: оформлення та перерахунок виплат

Трапляється, що працівник медичного закладу, який перебуває у відпустці, терміново потрібний на робочому місці, тому доводиться його відкликати із неї. На сьогодні у зв’язку із пандемією коронавірусної хвороби, коли існує значна потреба у медичних працівниках, це питання є досить актуальним. Про те, як правильно оформити відкликання працівника із відпустки, а також як провести перерахунок відпускних і заробітної плати, дізнаєтесь зі статті

Відкликання з відпустки: оформлення та перерахунок виплат

Кожному із працівників медичного закладу право на відпочинок від роботи, тобто право на відпустку гарантовано основним документом трудового законодавства України — Кодексом законів про працю України (даліКЗпП). У той де час, цим документом та Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504) передбачена і можливість відкликання працівників із відпустки.

Підстави для відкликання з відпустки

Згідно з ч. 8 ст.79 КЗпП та ч. 3 ст. 12 Закону № 504 (вони ідентичні) відкликання з відпустки допускається лише за згодою працівника та в таких випадках:

  • для відвернення (запобігання) стихійного лиха;
  • для попередження аварії в медичному закладі;
  • для негайного усунення наслідків аварії в медичному закладі або природних катаклізмів;
  • для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна закладу;
  • в інших випадках, передбачених законодавством.

У зв’язку із пандемією коронавірусної хвороби з 12 березня 2020 р. на усій території України оголошено карантин (постанова КМУ «Про запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 11.03.2020 р. № 211) і запроваджено режим надзвичайної ситуації. Як бачимо, зазначеним вище переліком прямо не передбачене відкликання із відпустки у разі пандемії, карантину та режиму надзвичайної ситуації. То як бути?

На перший погляд, найбільш підходящою підставою для відкликання медичного працівника із відпустки у період з 12.03.2020 р. і до закінчення карантинних заходів є «інші випадки, передбачені законодавством». За законодавством таких «інших випадків» небагато й вони стосуються відкликання з відпустки державних службовців. Але можна відзначити, що на практиці таку підставу роботодавці, в тому числі й медичні заклади, застосовують не тільки у випадках, передбачених законодавством, а й у інших. Наприклад, у медичних закладах в окремих випадках вдаються до відкликання з відпустки тих спеціалістів, від думки та дій яких залежить життя когось із хворих. Як правило, такий спеціаліст — один на весь медичний заклад і замінити його ніким.

З іншого боку, у ситуації, яка склалася на сьогодні в нашій країні, медичні працівники у прямому сенсі перебувають «на передовій». На жаль, у частини із них також виявлено захворювання на коронавірус, відповідно, вони не можуть працювати й надавати допомогу іншим громадянам. Зважаючи на значну кількість хворих та нестачу лікарів, медичних сестер й інших медичних працівників, ситуацію можна вважати форс-мажорною. Це змушує керівництво медичного закладу вдаватися до відкликання із відпусток медичних працівників, необхідних для лікування хворих.

З якої відпустки можна відкликати

Законодавством (ч.8 ст.79 КЗпП, ч.3 ст.12 Закону № 504) передбачена можливість відкликання тільки із щорічних відпусток. Нагадаємо, що до щорічних відпусток згідно зі ст.4 Закону № 504 належать:

  • основна відпустка;
  • додаткова відпустка за роботу зі шкідливими умовами праці;
  • додаткова відпустка за особливий характер праці;
  • інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Особливості відкликання з відпустки

Якщо працівник не бажає достроково вийти з відпустки, то керівник медичного закладу (головний лікар) не може примусити його перервати відпустку проти його волі, при цьому відмова працівника від дострокового повернення на роботу не може розглядатися як порушення трудової дисципліни.

В разі відкликання працівника з відпустки відбувається її поділ на частини, тому слід пам’ятати про основне правило такого поділу — основна безперервна частина відпустки (до відкликання або після нього) має становити не менше 14 календарних днів. Це також впливає на можливість відкликання працівника з відпустки, оскільки, якщо, наприклад, працівник поділив відпустку на частини і перебуває в найдовшій з них, яка становить 14 календарних днів, то переривання такої частини відпустки призведе до порушення трудового законодавства.

Отже, відкликання працівника із відпустки є правомірним лише за одночасного дотримання таких умов:

  • працівник перебуває у щорічній відпустці (основній або додатковій);
  • виникла одна із причин, зазначена в ч.8 ст.79 КЗпП та ч. 3 ст. 12 Закону № 504;
  • відкликання працівника із відпустки не призведе до порушення законодавчих норм щодо поділу відпустки на частини;
  • працівник згодний перервати свою відпустку.

Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Приклад 1

Унаслідок спалаху в одному із районів Чернівецької області коронавірусної інфекції і госпіталізації значної кількості хворих, керівник обласної інфекційної лікарні прийняв рішення відкликати із щорічної основної відпустки досвідченого лікаря – інфекціоніста. Керівник кадрової служби закладу повідомила про це лікаря-інфекціоніста за телефоном, він погодився переривати відпустку і стати до роботи достроково. Лікар встиг використати 10 календарних днів відпустки, а решту — 20 календарних днів відпустки йому буде надано після закінчення карантину.

В даному разі дотримано всіх умов для відкликання працівника із відпустки.

Приклад 2

Головний бухгалтер медичного закладу у період карантину оформила щорічну основну відпустку, щоб перебувати вдома із сином – учнем 1 класу, а виконання її обов’язків було покладено на заступника. Під час складання квартальної звітності у  заступника головного бухгалтера виникли складнощі й вона повідомила керівника, щоб не може обійтись без своєї старшої колеги і попросила відкликати її з відпустки.

Головний бухгалтер відмовилась виходити на роботу, посилаючись на те, що не може залишити малолітню дитину вдома саму. Керівник медичного закладу, своєю чергою, також не може за законом відкликати з відпустки головного бухгалтера для складання квартальної звітності, оскільки ситуація не вважається форс-мажорною з точки зору норм КЗпП та Закону № 504.

 Отже, в даному разі не дотримуються всі умови для відкликання головного бухгалтера із відпустки, але як варіант вона може допомогти своєму заступнику за телефоном.

Як оформити відкликання з відпустки

Відкликання працівника з відпустки повинно бути оформлено належним чином. Зокрема, потрібно оформити документи, які підтверджують безпосередньо саму необхідність відкликання працівника, його згоду та рішення керівника медичного закладу (головного лікаря) про переривання працівником відпустки й вихід на роботу.

Як правило, документом, що підтверджує потребу у відкликанні з відпустки того чи іншого працівника є доповідна записка керівника того структурного підрозділу, де працює такий працівник (додаток 1), в якій він зазначає причини для відкликання працівника з відпустки. До такої доповідної записки доцільно докласти інші документи, які підтверджують факт настання або можливого настання форс-мажорних обставин.

Додаток 1

Приклад
доповідної записки керівника структурного підрозділу

Головному лікарю обласної інфекційної лікарні
Стеценку О. Т.
керівника відділення інтенсивної терапії та реанімації
Притули І. В.

Доповідна записка

Довожу до Вашого відома, що внаслідок спалаху в одному з районів Чернівецької області коронавірусної інфекції до лікувального відділення нашої лікарні госпіталізовано значну кількість хворих, частина з яких потребує термінового переведення до відділення інтенсивної терапії та реанімації. Декілька осіб перебувають у вкрай важкому стані. Найбільший досвід лікування осіб із інфекційними хворобами має лікар-інфекціоніст Омельченко Геннадій Михайлович, який зараз перебуває в щорічній відпустці.

Зважаючи на це, прошу Вас відкликати з відпустки з 09. 04. 2020 р. лікаря-інфекціоніста Омельченка Г. М. для виконання невідкладної і непередбаченої роботи з лікування та порятунку хворих пацієнтів.

08. 04. 2020 р.                                     Притула                                  І. В. Притула

Якщо керівник медичного закладу погоджується з думкою керівника структурного підрозділу щодо відкликання з відпустки конкретного працівника, далі про це повідомляють вже безпосередньо працівника.

Порядок повідомлення працівника, який підлягає відкликанню із щорічної відпустки, не визначений законодавством, тому кожний медичний заклад самостійно вирішує, яким чином це зробити. Можна зателефонувати працівнику або надіслати йому письмове повідомлення (додаток 2). Краще оформити повідомлення, оскільки навіть якщо працівник усно погодиться на відкликання з відпустки, від нього все одно потрібно буде отримати письмову згоду. Так, він може вказати на повідомленні: «На відкликання з відпустки згоден», а в разі усної домовленості працівнику доведеться скласти відповідну заяву і вказати у ній те, що він не заперечує проти відкликання з відпустки. Також бажано, щоб працівник зазначив, коли йому надати невикористану частину відпустки.

Додаток 2

Заголовок

Приклад
повідомлення працівника про необхідність відкликання з відпустки

Обласна інфекційна лікарня м. Чернівці

Лікарю-інфекціоністу
Омельченку Геннадію Михайловичу
Вих. № 31 від 08. 04. 2020 р.

Повідомлення

Шановний Геннадію Михайловичу!

У зв’язку з форс-мажорною ситуацією, яка склалася внаслідок госпіталізації до лікувального відділення нашої лікарні значної кількості хворих на коронавірусну інфекцію, частина з яких потребує термінового переведення до відділення інтенсивної терапії та реанімації, а також зважаючи на незамінність вашого досвіду і навичок роботи, на підставі ст. 79 Кодексу законів про працю України і ст. 12 Закону України «Про відпустки» просимо Вас дати згоду на відкликання зі щорічної відпустки з 09. 04. 2020 р. для виконання невідкладної і непередбаченої роботи з лікування та порятунку хворих пацієнтів.

Невикористані у зв’язку з відкликанням дні щорічної відпустки будуть надані Вам у будь-який зручний для Вас час до кінця поточного робочого року або приєднані до щорічної відпустки за наступний робочий рік.

Головний лікар                                   Стеценко                                 О. Т. Стеценко

Вручено:                                          Омельченко                              08. 04. 2020 р.

Згоден на відкликання зі щорічної відпустки з 09. 04. 2020 р.

Невикористану частину відпустки (20 календарних днів) прошу надати у серпні 2020 р.

08. 04. 2020 р.                                  Омельченко

 Після отримання від працівника згоди вийти на роботу під час законного відпочинку керівник медичного закладу видає наказ про відкликання з відпустки (додаток 3). Наказ може складатися в довільній формі, але в ньому важливо звернути увагу на такі моменти:

  • в наказі обов’язково слід зазначити підставу для відкликання з відпустки. При цьому, окрім згоди працівника, доцільно вказати розпорядчі документи (наприклад, постанову КМУ, наказ МОЗ тощо), законодавчі норми (ст. 79 КЗпП і ст.12 Закону № 504), і доповідну записку керівника структурного підрозділу;
  • також необхідно зазначити дату, з якої працівник має стати до роботи, кількість невикористаних днів відпустки та строки їх надання.
Додаток 3

Приклад
наказу про відкликання з відпустки

Обласна інфекційна лікарня

Наказ

8 квітня 2020 р.                                 м. Чернівці                                № 37/К

Про відкликання з відпустки

У зв’язку з виникненням невідкладної та непередбаченої роботи з лікування та порятунку хворих на коронавірусну інфекцію, на підставі ст. 79 Кодексу законів про працю України та ст. 12 Закону України «Про відпустки» від 15. 11. 1996 р. № 504/96-ВР

Наказую:

  1. Омельченка Геннадія Михайловича, лікаря-інфекціоніста, відкликати зі щорічної основ-ної відпустки з 09. 04. 2020 р.
  2. Невикористані у зв’язку з відкликанням дні щорічної відпустки (20 календарних днів) надати Омельченку Г. М. у зручний для нього час до кінця поточного робочого року.
  3. Береговій Ніні Михайлівні, головному бухгалтеру, під час розрахунку Омельченку Г. М. заробітної плати за квітень 2020 р. провести залік надміру виплачених сум за невикористані дні щорічної основної відпустки.
  4. Андрієнко Поліні Тимофіївні, начальнику кадрової служби, внести зміни до графіка відпусток та інформацію до особової картки Омельченка Г. М.

Підстави:

  1. Доповідна записка керівника відділення інтенсивної терапії та реанімації Притули І. В. від 08. 04. 2020 р.
  2. Письмова згода лікаря-інфекціоніста Омельченка Г. М. на відкликання з відпустки на повідомленні від 08. 04. 2020 р.

Головний лікар                                   Стеценко                                 О. Т. Стеценко

З наказом ознайомлено:

                                                         Омельченко                              08. 04. 2020 р.

                                                          Берегова                                 08. 04. 2020 р.

                Андрієнко          08. 04. 2020 р.

Зауважимо, що строк надання невикористаних днів відпустки можна вказати у наказі по-різному, а саме:

  • конкретні дати одразу після закінчення обставин, що спричинили відкликання (якщо відомо), або через деякий час (у такому разі додатковий наказ для надання відпустки не потрібен);
  • місяць, на який перенесено відпустку (наказ слід видати на підставі заяви працівника).

Після підписання наказу керівником та реєстрації в журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання цей документ набуває юридичної сили. З ним працівника ознайомлюють під підпис.

Наступним кроком є внесення змін до графіка відпусток. Зокрема, в ньому слід зазначити нові дати відпустки, спричинені відкликанням.

Крім того, факт відкликання повинен бути зафіксований в особовій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. № 495/656). Дані про зміни, що сталися, вносять до розділу V, в якому міститься інформація про всі відпустки.

Для цього акуратно закреслюють одинарною рискою попередній запис про кількість днів та дату закінчення відпустки, нижче (або поряд) у відповідних графах вказують фактичну кількість наданих днів та дату закінчення відпустки, а навпроти нової дати у графі «Підстава, наказ №» зазначають номер і дату наказу про відкликання з відпустки. Коригувальний запис про фактичну кількість днів використаної відпустки та день закінчення відпустки можна позначити іншим кольором, прийнятним у діловодстві (чорним, фіолетовим).

Перерахунок відпускних

У разі відкликання працівника із щорічної відпустки на роботу в нього зменшується фактична кількість днів відпустки та збільшується кількість робочих днів. Суму відпускних за невикористані дні відпустки, яку працівник отримав перед настанням відпустки, не можна зарахувати в рахунок майбутніх днів відпочинку: законодавством це не передбачено.

Натомість, відповідно до ч. 8 ст.79 КЗпП та ч. 3 ст.12 Закону № 504 у тому місяці, коли працівника було відкликано із щорічної відпустки, оплату його праці слід проводити з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки.

Так, бухгалтеру по заробітній плати необхідно:

  • нарахувати працівнику, відкликаному із відпустки, заробітну плату за час фактичної роботи, урахувавши при цьому суму, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки;
  • провести перерахунок суми відпускних.

Якщо за підсумками місяця, в якому працівника було відкликано з відпустки, сума отриманих за невикористані дні відпустки коштів вийде меншою, ніж сума нарахованої заробітної плати за фактично відпрацьований час, то працівнику слід провести доплату в розмірі різниці між цими двома сумами. У випадку, коли, навпаки, меншою буде сума нарахованої заробітної плати за фактично відпрацьований час, то працівник має або самостійно повернути її до каси медичного закладу, або бухгалтерія утримає її із його заробітної плати.

Приклад 3

Лікар-інфекціоніст Омельченко Г.М. згідно із затвердженим графіком оформив щорічну основну відпустку тривалістю 30 календарних днів з 30.03.2020 р. За 3 дні до відпустки йому було виплачено відпускні в сумі 10 500,00 грн.

09.04.2020 р. лікаря-інфекціоніста Омельченка Г.М., за його згодою, було відкликано з відпустки для виконання невідкладної і непередбаченої роботи з лікування хворих на коронавірусну інфекцію, у зв’язку з чим у нього залишилось 20 невикористаних днів щорічної основної відпустки, які він вирішив перенести на серпень 2020 р.

У квітні 2020 р. лікар-інфекціоніст Омельченко Г.М. відпрацював 18 робочих днів (за шестиденного робочого тижня), за які йому було нараховано заробітну плату з  урахуванням надбавки за роботу у боротьбі з епідемією Covid-19 в сумі 21 000,00 грн.

Розрахуємо суму відпускних за невикористані дні відпустки:

(10 500,00 грн. ÷ 30 к.дн.) × 20 к.дн. = 7000,00 грн.

Сума отриманих за невикористані дні відпустки коштів менше, ніж розмір нарахованої заробітної плати за фактично відпрацьований в квітні 2020 року час. Отже, за квітень 2020 року лікарю-інфекціоністу Омельченку Г.М. з урахуванням одержаної раніше виплати за невикористані дні щорічної основної відпустки слід доплатити:

21 000,00 грн. – 7000,00 грн. = 14 000,00 грн.

Пізніше, коли лікар подасть заяву на використання залишку відпустки, середню заробітну плату за невикористані дні відпустки необхідно буде розрахувати йому заново, виходячи з іншого розрахункового періоду.

Інші розрахунки при відкликанні з відпустки

Зважаючи на те, що працівник під час відпустки, з якої його відкликають, може перебувати на відпочинку або лікуванні в іншій місцевості, відповідно, може виникнути питання щодо відшкодування медичним закладом особистих витрат, понесених у зв’язку з таким відпочинком або лікуванням.

Зауважимо, що у законодавстві порядок відшкодування таких витрат передбачено тільки для державних службовців (Порядок відшкодування непередбачуваних витрат державного службовця у зв’язку з його відкликанням із щорічної основної або додаткової відпустки. затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2016 р. № 231). На сьогодні державних медичних закладів вже немає, але ніщо не забороняє медичним закладам комунальної та приватної форми власності передбачити у своїх внутрішніх нормативних документах положення, аналогічні тим, що викладені у вказаному нормативі. Зазначені медичні заклади мають право самостійно розпоряджатися своїми коштами, тому можуть використати їх зокрема і на відшкодування особистих витрат працівника в разі відкликання його із щорічної відпустки.

Так, у внутрішньому локальному акті можна прописати, що у разі не передбачених витрат у зв’язку з відкликанням з відпустки працівнику медичного закладу відшкодовуються:

  1. у разі відкликання його до виїзду на відпочинок, лікування:
  • витрати, пов’язані з поверненням квитків;
  • витрати, пов’язані з розірванням цивільно-правових договорів з організації відпочинку, лікування;
  • витрати, пов’язані з відмовою від бронювання квитків, місць проживання та інших послуг;
  • документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в'їзду та перебування в місці відпочинку (оформлення візи, страхування, дозволи, збори тощо);
  1. у разі відкликання під час перебування на відпочинку, лікуванні:
  • витрати, пов’язані із заміною (поверненням) квитка або придбанням нового (у разі неможливості повернути попередній квиток) до місця проживання;
  • витрати за оплачені невикористані дні відпочинку, лікування в разі неповернення відповідних коштів постачальником послуг (втрати при частковому поверненні коштів), у тому числі за цивільно-правовими договорами.

Ще одне питання, яке деколи турбує бухгалтерів: чи потрібно перераховувати середню зарплату при наданні в подальшому невикористаних днів щорічної відпустки? Відповідь: так, але не завжди. Все залежить від того, коли працівник вирішить використати залишок відпустки.

Середню заробітну плату за невикористані дні відпустки необхідно розрахувати заново в разі, якщо:

  • працівник вирішить перенести залишок відпустки на інший період;
  • початок відпустки, наданої після закінчення дії причин, з яких працівника відкликано із щорічної відпустки, припадає на місяць, наступний за місяцем відкликання працівника з відпустки.

В той самий час, середню заробітну плату за невикористані дні відпустки не потрібно розрахувати заново, якщо працівник вирішить використати залишок відпустки одразу після закінчення дії причин, з яких його було відкликано із щорічної відпустки, і це відбуватиметься протягом одного календарного місяця.