Документи та виплати у разі смерті працівника

Працівник може бути звільнений з роботи тільки з передбачених трудовим законодавством підстав. А як бути у випадку, якщо працівник помер чи загинув? Як правильно в такому випадку оформити звільнення? Кому виплатити належні працівнику кошти? Що вказати в його трудовій книжці? Читайте про це у статті.

Зазвичай звільнення працівника з роботи відбувається в такому порядку: на підставі його заяви або за ініціативою керівництва закладу з працівником розривається трудовий договір, про що видається наказ, бухгалтерія проводить остаточний розрахунок, а кадрова служба видає трудову книжку. Однак, якщо працівника немає в живих, він вже не може ані написати заяву, ані отримати кошти та документи. Водночас таку особу потрібно виключити зі списку працівників і віддати належні їй речі, трудову книжку та заробітну плату.

Як це повинно відбуватися, розглянемо далі.

Припинення трудових відносин

Перше, що потрібно зробити керівництву медичного закладу у випадку смерті (загибелі) працівника, — це закінчити дію трудового договору з ним. У Кодексі законів про працю України (далі — КЗпП) немає підходящої підстави для такого випадку, але зрозуміло, що коли однієї сторони договору фактично немає, то трудові відносини тривати не можуть: їх потрібно завершити.

Отже, в разі смерті (загибелі) працівника завершення трудових відносин має такі особливості:

  • по-перше, трудовий договір підлягає припиненню, а не розірванню (оскільки немає з ким його розривати);
  • по-друге, працівника не звільняють з роботи, а виключають зі списку особового складу (знову ж з тієї причини, що немає кого звільняти).

Припинення трудового договору відбувається за наказом керівника медичного закладу.

Підставою для наказу про припинення трудового договору з померлим (загиблим) працівником може бути тільки свідоцтво про його смерть, видане державним органом реєстрації актів цивільного стану. Оскільки оригінал цього документа залишається в його рідних, до наказу слід додати копію зазначеного свідоцтва.

Звертаємо увагу, що лікарське свідоцтво про смерть (ф. № 106/о) або фельдшерська довідка про смерть (ф. № 106-1/о) не можуть бути підставою для оформлення наказу, оскільки ці документи видаються для того, щоб зареєструвати в державному органі (РАЦС) факт смерті людини.

Трапляються ситуації, колив медичному закладі не одразу, а тільки через деякий час дізнаються про смерть (загибель) працівника або його родичі затримують надання копії свідоцтва про смерть, або у працівника взагалі немає родичів і таке свідоцтво нікому отримати. В зазначених випадках керівник закладу не має права без документа видати наказ та виключити працівника зі списку особового складу.

Якщо родичі є, але чомусь зволікають з наданням копії свідоцтва про смерть, необхідно їм зателефонувати та попросити про це. А в разі, коли родичів немає, адміністрація медичного закладу має самостійно звернутись до органу, в якому було зареєстровано смерть працівника.

Місця такої реєстрації визначені в Правилах державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, які затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 р. № 52/5.Якщо адміністрації медичного закладу невідомо, де саме зареєстрована смерть працівника, необхідно звернутися з запитом до всіх органів, де могла відбуватися реєстрація.

До дня, поки родичі не нададуть копію свідоцтва про смерть працівника або уповноважена особа закладу не отримає її із вказаного органу, працівник повинен перебувати в обліковому складі медичного закладу, а у табелі обліку використання робочого часу щодо нього потрібно проставляти позначку «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин.

Після отримання документа можна буде видати наказ на виключення працівника зі списку особового складу та зробити коригуючий табель.

Зауважимо, що вказані дії застосовують як щодо основних працівників медичного закладу, так і до сумісників.

Дата наказу про припинення трудового договору зазвичай не збігається з датою смерті (загибелі) працівника та навіть із датою видачі свідоцтва про смерть, оскільки його копію медичний заклад отримує дещо пізніше. Однак, незалежно від дати видання наказу та від того, працював у цей день працівник чи був у відпустці, хворів або брав відгул, датою припинення трудового договору повинна бути дата смерті (загибелі) працівника, що вказана у свідоцтві. Таку ж саму дату слід зазначити і у графі 2 трудової книжки.

Якщо в померлого працівника залишились невикористані дні щорічної основної відпустки або додаткової відпустки на дітей, у наказі про припинення трудового договору з ним вказується про виплату грошової компенсації за такі дні (додаток 1).

Додаток 1

Приклад
наказу про припинення трудового договору

Товариство з обмеженою відповідальністю «Клініка «Здоров’я»

Наказ

10. 02. 2021 р.                                     м. Харків                                            № 12-к

Про припинення трудового договору

НАКАЗУЮ:

  1. Трудовий договір із Павловським Семеном Івановичем, лікарем-інфекціоністом, вважати припиненим 10. 02. 2021 р. у зв’язку з його смертю.
  2. Павловського Семена Івановича, лікаря-інфекціоніста, виключити зі списку особового складу працівників у зв’язку зі смертю.
  3. Бухгалтерії виплатити членам сім’ї Павловського С. І. заробітну плату за період з 01. 02. 2021 р. до 10. 02. 2021 р., грошову компенсацію за невикористану щорічну основну відпустку за відпрацьований період з 15. 01. 2020 р. до 10. 02. 2021 р. загальною тривалістю 34 календарних дні та допомогу на поховання від закладу у сумі 10 000,00 грн. Після одержання коштів від Фонду соціального страхування виплатити кошти за лист-ком непрацездатності за період з 25. 01. 2021 р. до 30. 01. 2021 р. та допомогу на поховання від Фонду.
  4. Контроль за виконанням наказу покладаю на Берегову Ніну Миколаївну, головного бухгалтера закладу.

Підстава: копія свідоцтва про смерть від 10. 02. 2021 р. серія 1-Е1 № 213141.

Головний лікар                                     Силенко                                   Р. Т. Силенко

З наказом ознайомлено:

Головний бухгалтер                             Берегова                                  Н. М. Берегова

Після реєстрації наказ про припинення трудового договору в зв’язку зі смертю (загибеллю) працівника долучають до справи з наказами по особовому складу.

Заповнення та видача трудової книжки

Після видання наказу слід заповнити трудову книжку померлого працівника. В такому випадку розділ «Відомості про роботу» заповнюється таким чином (додаток 2):

  • у графі 1 вказується порядковий номер запису;
  • у графі 2 зазначається дата смерті (загибелі) працівника;
  • у графі 3 робиться запис: «Трудовий договір припинено в зв’язку зі смертю»;
  • у графі 4 зазначаються дата і номер наказу.
Додаток 2

Приклад
заповнення трудової книжки

Відомості про роботу

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причини і посиланням 
на статтю, пункт закону)

Щодо видачі трудової книжки, то за загальним правилом її видають працівнику в день його звільнення (або на вимогу працівника, якщо його не було на роботі в такий день). У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під підпис або надсилається поштою на їхню вимогу (п. 4.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, яка затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58).

Відзначимо, що законодавство не містить визначення, хто є «найближчим родичем». Найімовірніше, такими слід вважати членів сім’ї померлого (загиблого) працівника, визначених ст. 3 Сімейного кодексу України (чоловік / дружина, діти). Адміністрації медичного закладу необхідно з’ясувати, з ким померлий (загиблий) працівник проживав, чи перебував він у шлюбі, чи є в нього кровні родичі (діти, батьки, онуки, брати, сестри).

На практиці найчастіше трудову книжку віддають тому з рідних, хто надав свідоцтво про смерть.

Перелік документів, які повинен надати родич для отримання трудової книжки померлого працівника, на законодавчому рівні не встановлено, тому медичний заклад може вимагати такі документи, які вважає за потрібне. Але у будь-якому разі для отримання трудової книжки родич повинен надати:

  • свій паспорт;
  • письмову заяву з копіями документів, які підтверджують родинний зв’язок.

Трудова книжка видається родичу під підпис у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10). Необхідно зробити запис, кому та на підставі яких документів видано трудову книжку.

У випадку, якщо родич померлого (загиблого) працівника звернувся до керівництва медичного закладу з письмовою заявою надіслати йому трудову книжку поштою, це потрібно зробити цінним листом із описом вкладення та повідомленням про вручення. Заяву родича та корінець повідомлення про вручення цінного листа слід докласти до особової справи працівника.

Може так бути, що в померлого (загиблого) працівника немає родичів, або вони не бажають забирати його трудову книжку: в такому разі її слід зберігати у відділі кадрів закладу. Статтею 508 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, який затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5, визначено, що оригінали незатребуваних трудових книжок потрібно зберігати не менше 50 років.

«Закриття» особової картки й особової справи

На кожного працівника медичного закладу під час прийняття на роботу оформляється особова картка типової форми № П-2, яка затверджена наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25 грудня 2009 р. № 495/656. У разі припинення трудових відносин таку картку слід «закрити». Для цього потрібно внести відомості про дату, причину та підстави припинення трудового договору й засвідчити цей запис підписом працівника кадрової служби. Реквізит «Підпис працівника» залишається незаповненим.

Крім того, слід завершити особову справу померлого (загиблого) працівника. Для цього потрібно:

  1. внести необхідні відомості до внутрішнього опису документів особової справи;
  2. оформити підсумковий запис про кількість документів, які вміщені в особовій справі;
  3. засвідчити підсумковий запис підписом працівника кадрової служби;
  4. долучити особову справу померлого (загиблого) працівника до особових справ звільнених у поточному році працівників.

Виплати померлому працівнику за відпрацьований час

Зазвичай останні виплати, які належать померлому (загиблому) працівнику, — це заробітна плата за відпрацьований час, компенсація за невикористані дні відпусток, допомога з тимчасової непрацездатності (якщо працівник перед смертю хворів), допомога на поховання від Фонду соціального страхування та від медичного закладу.

Розрахунок належних померлому (загиблому) працівнику виплат проводять на підставі таких документів: табель обліку використання робочого часу, листок непрацездатності (в разі хвороби працівника), колективний (трудовий) договір, якими передбачені виплати у зв’язку зі смертю, наказ керівника про проведення виплат.

Заробітна плата померлому (загиблому) працівнику нараховується за відпрацьований ним період часу, включаючи день смерті (загибелі), якщо такий день припадає на робочий.

Законодавство не містить якихось особливостей щодо оподаткування заробітної плати померлого (загиблого) працівника, тому з суми такої зарплати в загальному порядку утримується податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) за ставкою 18 % і військовий збір (ВЗ) за ставкою 1,5 %. Також на суму заробітної плати нараховується єдиний соціальний внесок (ЄСВ) у розмірі 22 %.

Якщо перед смертю працівник хворів, його родичі повинні надати листок непрацездатності. Бухгалтерія медичного закладу оформляє такий листок непрацездатності та розраховує належні працівнику виплати в загальному порядку: перші п’ять днів непрацездатності оплачуються за рахунок коштів закладу, а починаючи з шостого дня — за рахунок Фонду соціального страхування.

Грошова компенсація за невикористані дні відпусток розраховується з урахуванням належних працівнику щорічних основної та додаткової відпусток, соціальної відпустки на дітей (за наявності права на таку відпустку).

Сума грошової компенсації за невикористані дні відпусток включається до фонду додаткової заробітної плати, отже з неї утримується ПДФО та ВЗ.

Щодо нарахування на таку суму ЄСВ, то свою думку про це податківці виклали в індивідуальній податковій консультації Державної фіскальної служби України від 4 березня 2019 р. № 872/6/99-99-13-02-03-15/ІПК. Посилаючись на норми законодавства, пов’язані зі справлянням ЄСВ, вони дійшли висновку, що оскільки спадкоємці відповідно до вимог чинного законодавства не є застрахованими медичним закладом (як страхувальником) особами, то сума грошової компенсації, яка їм виплачується, не є базою нарахування ЄСВ.

І ще один важливий момент: у разі, якщо загиблий (померлий) працівник використав відпустку наперед, то з його заробітної плати не проводяться відрахування за невідпрацьовані дні. Це прямо передбачено ч. 3 ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР.

Допомога на поховання від державних Фондів

Окрім виплат, зазначених вище, родичам загиблого працівника належить оформити допомогу на поховання від державних Фондів.

Залежно від того, пов’язана чи ні смерть працівника з нещасним випадком на виробництві або професійним захворюванням, а також був чи ні працівник пенсіонером, допомога на поховання може виплачуватися за рахунок Фонду соціального страхування (ФСС) або Пенсійного фонду України (ПФУ), і її розмір буде різним.

Так, якщо смерть (загибель) працівника не пов’язана з нещасним випадком на роботі або професійним захворюванням, допомога на поховання виплачується ФСС у розмірі 4100,00 грн. (п. 1 і 2 постанови правління Фонду соціального страхування України «Про встановлення розміру допомоги на поховання» від 8 лютого 2017 р. № 17).  

Для отримання такої допомоги родичу померлого (загиблого) працівника чи іншій особі, яка здійснює поховання, необхідно написати заяву. Підставою для призначення допомоги на поховання є свідоцтво про смерть (ч. 3 ст. 31 закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23 вересня 1999 р. № 1105-XIV; далі — Закон № 1105).

Комісія (уповноважений) із соціального страхування медичного закладу розглядає подані документи, приймає рішення щодо призначення допомоги на поховання, оформляє та подає Фонду заяву-розрахунок за відповідною формою.

Допомога на поховання призначається не пізніше дня, наступного за днем звернення, та виплачується бухгалтерією закладу не пізніше наступного робочого дня після отримання коштів від ФСС (ч. 3 ст. 32 Закону № 1105).

Законодавством установлений і граничний термін звернення за такою допомогою. Так, отримати допомогу на поховання родичі (члени сім’ї) померлого (загиблого) працівника зможуть, якщо звернуться за її призначенням не пізніше 12 календарних місяців із дня смерті (загибелі) працівника (ч. 5 ст. 32 Закону № 1105).

Зауважимо, що допомога на поховання не виплачується, якщо поховання відбулося за рахунок держави або померла особа перебувала на державному утриманні (крім випадків, коли поховання здійснюється членами сім’ї або іншою особою).

Якщо смерть (загибель) працівника пов’язана з нещасним випадком на роботі або професійним захворюванням, тоді ФСС бере на себе всі витрати, пов’язані з похованням померлого (ч. 7 ст. 42 Закону № 1105).

Крім того, сім’ї такого працівника виплачується:

  • одноразова допомога в сумі, що дорівнює 100 розмірам прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого законом на день настання права на страхову виплату (з 1 січня 2021 р. — 227 000,00 грн, з 1 липня 2021 р. — 237 900,00 грн, з 1 грудня 2021 р. — 248 100,00 грн),  
  • одноразова допомога кожній особі, яка перебувала на його утриманні, а також на його дитину, яка народилася протягом не більш як десятимісячного строку після смерті потерпілого, в сумі, що дорівнює 20 зазначеним розмірам прожиткового мінімуму (з 1 січня 2021 р. — 44 540,00 грн, з 1 липня 2021 р. — 47 580,00 грн, з 1 грудня 2021 р. — 49 620,00 грн) (ч. 6 ст. 42 Закону № 1105).  

Також, якщо у померлого (загиблого) працівника залишились непрацездатні особи, які перебували на нього утриманні, вони мають право оформити щомісячні страхові виплати (ч. 1 ст. 41 Закону № 1105).

Зауважимо, що на сьогодні захворювання на COVID-19 у медичних працівників прирівнюється до нещасного випадку на виробництві і внесене до переліку професійних захворювань. Отже, родичі померлих від коронавірусної хвороби медичних працівників можуть розраховувати на вказані вище виплати за Законом № 1105.

Якщо померлий працівник був пенсіонером, то допомогу на поховання виплачує ПФУ (п. 3 ч. 1 ст. 20 Закону № 1105, ч. 1 ст. 8 та ч. 3 ст. 9 закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 9 липня 2003 р. № 1058-IV) в розмірі двомісячної пенсії (ст. 53 цього Закону). Порядок її отримання такий самий, як і у ФСС, тільки в цьому випадку родичам працівника необхідно самостійно звернутися до відповідного відділення Пенсійного фонду, бо адміністрація медичного закладу цим не займається.

Допомога на поховання, надана ФСС або ПФУ, — це державна соціальна виплата, тому вона нічим не оподатковується.

Допомога на поховання від медичного закладу

Окрім ФСС і ПФУ, додаткову допомогу на поховання померлого працівника може надати й медичний заклад, у якому працював померлий працівник. Порядок надання та розмір такої допомоги визначаються колективним або трудовим договором (контрактом). Причому допомога від закладу може бути надана як у грошовій формі, так і у вигляді оплати послуг із поховання (ритуальних послуг, послуг автотранспорту тощо).

Для отримання допомоги необхідна заява родича (члена сім’ї) загиблого (померлого) працівника, копія свідоцтва про смерть і наказ (розпорядження) керівника закладу. Якщо допомога від медичного закладу надаватиметься у вигляді оплати послуг із поховання, до заяви необхідно додати документи, що підтверджують вартість таких послуг.

На відміну від допомоги на поховання, яка надається державними Фондами і має визначений законом розмір, допомога на поховання від медичного закладу може бути різного розміру (тобто, кожний заклад самостійно визначає її розмір, виходячи з фінансових можливостей).

Але слід враховувати, що розмір такої допомоги впливає на її оподаткування. Так, пп. «б» пп. 165.1.22 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) передбачено, що до загального місячного (річного) оподатковуваного дoходу платника податків не включають кошти або вартість майна (послуг), які надаються як допомога на поховання платника податку, зокрема роботодавцем такoгo померлого платника за його останнім місцем роботи (також і перед вихoдом на пенсію) у розмірі, що не перевищує подвійного розміру суми, визначеної в абз.1 пп. 169.4.1 ПКУ.

Таким чином, у випадку надання медичним закладом у 2021 році родичам (або іншій особі, яка здійснює поховання) допомоги на поховання працівника закладу в розмірі, що не перевищує 6360,00 грн. (3180,00 грн × 2), така допомога не оподатковується ПДФО та ВЗ. Якщо ж сума допомоги більша за вказаний розмір, то сума перевищення підлягає оподаткуванню.

ЄСВ на суму допомоги на поховання від медичного закладу не нараховується.

Виплата коштів родичам

Кошти, які належать померлому (загиблому) працівнику (заробітна плата, лікарняні, компенсація, допомога на поховання), виплачуються членам сім’ї, що проживали разом із ним, або спадкоємцям. Тобто, якщо є сім’я, то кошти отримує вона, а якщо у померлого працівника не було сім’ї, зазначені до виплати кошти входять до складу його спадщини. Отримати її зможуть тільки спадкоємці на підставі свідоцтва про спадщину.

Щоб отримати кошти, родич (член сім’ї) померлого працівника повинен надати бухгалтерії підприємства такі документи:

  • заяву про видачу коштів, належних померлому працівнику;
  • копію свідоцтва про смерть працівника, виданого державним органом реєстрації актів цивільного стану;
  • копію свідоцтва про шлюб або копію паспорта з відміткою про укладення шлюбу, якщо кошти отримує чоловік або дружина померлого (загиблого) працівника;
  • копії паспорта та свідоцтва про народження, якщо кошти отримує повнолітня дитина загиблого (померлого) працівника;
  • копії документів, що підтверджують родинний зв’язок із померлим (загиблим) працівником, якщо кошти отримує родич.

Виплата коштів оформляється видатковим касовим ордером: у графах «Видати» й «Одержав» вказуються дані родича (члена сім’ї) загиблого (померлого) працівника, який їх фактично отримав.

Зауважимо, що не завжди родичі (члени сім’ї) можуть одразу отримати всі належні померлому працівнику кошти. Зокрема, якщо перед смертю працівник хворів і перебував на лікарняному, то кошти за перші п’ять днів тимчасової непрацездатності, які оплачуються за рахунок коштів роботодавця, медичний заклад зможе виплатити разом із зарплатою та компенсацією за невикористані дні відпусток, а суму допомоги з тимчасової непрацездатності від ФСС — пізніше, після отримання її від Фонду. Так само, і виплата допомоги на поховання залежить від того, коли родичі напишуть заяву на її отримання та профінансує Фонд.

Суми виплачених коштів обов’язково відображаються у бухгалтерській і податковій звітності.