Що важливо знати медичним фахівцям про верифікацію облікових записів пацієнтів в ЕСОЗ

Для того, щоб забезпечити точність та достовірність інформації про пацієнта у центральній базі даних ЕСОЗ здійснюється верифікація даних. Верифікації підлягають усі пацієнти, зареєстровані в ЦБД ЕСОЗ.

Верифікація – це комплекс заходів, що регулярно здійснюється НСЗУ для порівняння, встановлення відповідності та підтвердження відомостей про пацієнта, зокрема його персональних даних, що містяться у центральній базі даних, з відомостями, що отримані від органів державної влади, з державних електронних інформаційних ресурсів, іншими даними.

Як здійснюється верифікація даних пацієнта

Заходи з верифікації здійснюються як в автоматичному, так і в ручному режимі.

Автоматична верифікація здійснюється шляхом взаємодії ЦБД ЕСОЗ з іншими державними реєстрами – Державним реєстром актів цивільного стану громадян (ДРАЦСГ) та Державним реєстром фізичних осіб - платників податків (ДРФО).

За визначених вимог відомості про пацієнта, потребують ручної верифікації з боку НСЗУ.

Так, через процедуру ручної верифікації проходять облікові записи пацієнтів, які:

1) обрали методом автентифікації «offline метод» (за документами, тобто без вказання номеру телефону);

2) які досягли 14-річного віку та відмовилися від присвоєння Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП);

3) які, не досягли 14-річного віку і при реєстрації яких в системі тип документу, що посвідчує особу обрано – “Свідоцтво про народження іноземного зразка”;

4) які досягли 14-річного віку і при реєстрації яких в системі обрано тип документу, що посвідчує особу  - “Посвідка на постійне проживання в Україні”.

Ручну верифікацію пацієнта в системі проводять уповноважені працівники НСЗУ - спеціалісти з верифікації (data stewards). При цьому в якості основного інструменту для верифікації використовується електронний кабінет НСЗУ.

Ручна верифікація здійснюється спеціалістами шляхом порівняння наявних у системі відомостей про пацієнта із відомостями, зазначеними в електронних копіях документів. Такі копії документів  завантажуються до системи при реєстрації та/або оновленні реєстраційних відомостей про пацієнта та підтверджують особу пацієнта,   наявність відмітки у паспорті, що підтверджує відмову пацієнта від присвоєння РНОКПП, а також посвідчують особу та повноваження законного представника пацієнта.

Спеціалісти з верифікації опрацьовують кожен запис який надійшов на верифікацію та підтверджують або відхиляють його. Якщо запис відхилено, то коментар із причиною відхилення отримає лікар-автор такого запису, який зможе усунути виявлені недоліки та повторно відправити запит на верифікацію.

Також у випадку наявності в спеціалістів з верифікації необхідної інформації та належних законних підстав вони можуть самостійно внести зміни в обліковий запис пацієнта.

Важливо зазначити, що всі дії спеціалістів з верифікації фіксуються в системі, а також  підтверджуються накладанням КЕП таких спеціалістів.

Що робити, якщо у статусі пацієнта зазначено “Потребує верифікації”?

Статус “Потребує верифікації” інформує про проведення верифікації на стороні НСЗУ – або в ручному, або в автоматичному режимі. 

Цей процес жодним чином не блокує роботу з обліковим записом про пацієнта та не потребує ніяких додаткових дій зі сторони лікаря (навіть якщо статус більшості пацієнтів “Потребує верифікації”).

Що робити у разі надходження статусу пацієнта “Не верифіковано”

Якщо у результаті верифікації даних пацієнт отримав статус “Не верифіковано” це означає, що дані, які містяться у записі про пацієнта не відповідають даним у державних реєстрах або даним, які містяться в електронних копіях документів.

Звертаємо вашу увагу, що допоки обліковий запис пацієнта не верифікований, то існують певні обмеження, зокрема, заблокована можливість створювати нові декларації, рецепти, направлення, медичні записи тощо.

У такому разі необхідно:
- Перевірити, що дані, які містяться в обліковому записі пацієнта, коректні та актуальні.
- Якщо завантажені електронні копії документів –  необхідно пересвідчитися. що всі документи завантажені коректно та в належної якості (читабельні).

Зауважимо, що якщо запис про пацієнта було не верифіковано, то лікар (автор такого запису) отримає коментар із причиною відхилення. Після усунення виявлених недоліків необхідно повторно відправити запит на верифікацію.

Рекомендації для успішної верифікації записів пацієнтів
- Для успішної верифікації облікового запису пацієнта, скан-копії документів, які  завантажуються до системи, мають бути належної якості.
- У разі зміни персональних даних пацієнта, подбайте про їх своєчасне оновлення.

Наразі команда впровадження ЕСОЗ працює над впровадженням нових методів верифікації шляхом інтеграції даних реєстрів ДРАЦСГ та ДРФО. Надалі це дозволить здійснювати верифікацію та оновлення даних в онлайн режимі.

Джерело: Національна служба здоровʼя України