VIII. Впровадження підходу якості трудового життя закладом охорони здоров’я

Коли ЗОЗ вже готовий до втілення своїх цілей з ЯТЖ у життя, він потребуєте належної методологічної підтримки, крок за кроком, у впровадженні підходу ЯТЖ. В цій частині дослідження надається інформація, необхідна для розгортання різних аспектів підходу ЯТЖ. Ця інформація представляється на трьох рівнях:
1) деякі поради щодо того, як діяти;
2) інструменти та приклади, які допоможуть;
3) робочий зошит з ЯТЖ (форми документів).
Передача інформації на трьох рівнях дозволяє поступово засвоювати концепції та методи, будучи оперативно орієнтованим. Кожен розділ пояснює принципи, ілюструє практики в цій галузі і, нарешті, пропонує інструменти, які можна використовувати.
1. Здійснення проєктного підходу до якості трудового життя
1.1 Деякі поради щодо того, як діяти
Підхід ЯТЖ є унікальним за своїми методами та принципами порівняно із іншими підходами прогресу. Але він є і залишається проєктним підходом. В табл. 35 наведено кілька порад, як зробити його успішним.

1.2 Інструменти та приклади, які допоможуть
1.2.1 Формування команди проєкту
В табл. 36 наведено деякі приклади складу команд проєкту, створених в медичних закладах.

1.2.2 Візуалізація ходу виконання процесу
Щоби краще розуміти та реагувати на хід виконання проєкту можна використовувати різні методи його візуалізації. Наприклад:
- Команда домовляється про визначення на дошці чи діаграмі процесу «погоди» щодо ходу проєкту («сонце» — коли процес йде добре; «буревій» — коли з ситуацією важко жити);
- Учасники команди кожен раз пояснюють свій вибір і висловлюють свої очікування.
Зробити відкритий доступ до візуальної презентації підходу ЯТЖ.
Приклад етапу проєктування наведено в табл. 37.

1.2.3 Робочий зошит якості трудового життя
Робочий зошит якості трудового життя складається з шаблонів документів, наведених в табл. 38–41.




2. Повідомлення про підхід якості трудового життя та його результати
2.1 Деякі поради щодо того, як діяти
Спілкування — це «червона лінія» підходу ЯТЖ.
Комунікації є важливими для успіху підходу ЯТЖ в ЗОЗ. Вони дозволяють:
- зрозуміти, чим є унікальним підхід ЯТЖ для установи;
- визнавати виконану роботу та успіхи;
- сприяти членству та колективним зобов'язанням.
Всі комунікаційні заходи повинні адаптуватися до застосовних методів і засобів спілкування.
Щоб спілкування було ефективним і корисним, воно має:
- бути зрозумілим для всіх;
- здійснюватися в ключові моменти процесу (створення команди проєкту ЯТЖ, завершення інвентаризації тощо);
- охопити якомога більше людей;
- чергуватися різними форматами та способами доставки інформації.
Члени команди проєкту ЯТЖ є представниками підходу ЯТЖ і вони напряму сприяють управлінню комунікаціями.
Як спілкуватися з проєкту ЯТЖ?
Форми спілкування та обміну інформацією щодо проєкту якості трудового життя наведено в табл. 42.

Про що слід спілкуватися?
- Визначення, проблеми та обсяг ЯТЖ.
- Дорожня карта (кроки процесу).
- Стан (результати, визначення пріоритетів проєктів ЯТЖ тощо).
- Запуск, подальше виконання та результати проєктів.
- Отримані уроки та досягнення в підході ЯТЖ.
- Річний план дій ЯТЖ.
- Адаптація підходу ЯТЖ, особливо в умовах кризової ситуації.
Також слід визначити вплив проблеми з точки зору ризиків і можливостей за критеріями ефективності, здоров’я та професії, згідно з такою матрицею, наведеною в табл. 43:

2.2 Робочий зошит якості трудового життя
Для належного оформлення підходу ЯТЖ слід чітко визначити цілі і завдання проєкту та описати його організаційні складові (табл. 44)

Аналізувати, досліджувати, але як?
У табл. 45 наведено огляд методів дослідження ЯТЖ на етапі діагностики та представлені деякі з них: використання, переваги та обмеження.

Належна структура комунікацій та спілкування
Для ефективної реалізації проєкту ЯТЖ необхідно забезпечити постійне спілкування у професійному середовищі ЗОЗ (табл. 46).

3. Формування команди проєкту ЯТЖ
3.1 Деякі поради щодо того, як діяти
Команда проєкту ЗОЗ керує підходом ЯТЖ за кількома напрямками:
- розробка підходу ЯТЖ: його визначення, його виклики та обсяг;
- відстеження ходу проєкту за різними етапами;
- сприяння та озброєння керівників робочих груп для проведення інвентаризації, а потім експериментів;
- управління та підтримка процесу: підвищення обізнаності серед колег та організація залучення персоналу;
- обмін результатами своєї роботи з керівництвом, представниками трудового колективу, співробітниками та регулярне повідомлення про прогрес.
Простір для обговорення має бути:
- презентативним для різних статусів і функцій персоналу (оперативний, виконавчий, технічний, управлінський тощо);
- паритетним (представники керівництва та трудового колективу);
- варіативним з постійними членами та професіоналами, залученими відповідно до відповідних етапів підходу ЯТЖ, з можливістю залучення представників клієнтів медичного закладу.
Кожен з учасників підходу ЯТЖ самостійно залежить від своїх обмежень (значущість, графік тощо), щоб знайти найкращу реалізацію.
Команда проєкту має обрати керівництво, яке буде ядром цього органу.
Комітет ЯТЖ повинен знайти своє місце в організації:
- у межах існуючого або нового виділеного простору;
- з чітко визначеними зв'язками із зацікавленими сторонами та органами (менеджмент закладу, зовнішні консультанти тощо).
Деякі поради для досягнення успіху:
- Кожен приносить свій досвід роботи (а не окремі ситуації).
- Плануйте відповідні людські ресурси, а також відведений і запланований час.
- Визначайте разом правила роботи: відвідування, відповідальність, конфіденційність.
- Систематично створюйте звіт з метою його подальшого розповсюдження.
Під час перших засідань команда проєкту має провести роботу над основними питаннями та обсягом втілення підходу ЯТЖ:
- Знайдіть час для колективних дискусій.
- Визначте профіль учасників, відповівши на такі запитання:
- Хто ключові гравці?
- Чи всі категорії професіоналів представлені?
- Які інші учасники мають бути залучені за потреби?
- Мобілізуйте учасників відповідно до практик медичної установи (залучення волонтерів, людей, запропонованих командами, проведення жеребкування тощо).
3.2 Інструменти та приклади, які допоможуть
Щоб допомогти створити команду проєкту ЯТЖ, необхідно забезпечити належну підтримку для прийняття рішень. Для цього слід:
- Визначити перелік посадових осіб, які мають бути включені до складу команди проєкту ЯТЖ.
Приклад: керівництво, представники персоналу, фахівці тощо. - Представити кожну посадову осіб, визначену за вашим вибором (записки, карта, дошка).
Керівних посад може бути декілька. Використовуйте коди кольорів, щоб розрізнити характер функцій. - На кожній картці або аркуші вказати декілька відомостей.
ПІБ, а також інформацію, яка може бути важливим критерієм відбору (трудовий стаж, особисті якості тощо). - Сформувати команду проєкту ЯТЖ. Не соромтеся перевірити кілька комбінацій, перш ніж зробити свій вибір.
Приклади складу команди проєктів ЯТЖ наведені в табл. 47.

4. Обмін питаннями та роз’ясненнями щодо меж підходу якості трудового життя
4.1 Деякі поради щодо того, як діяти
Перш ніж розпочати роботу команди проєкту ЯТЖ, слід зосередитись на наступних темах:
Тема 1.
Узгодити визначення ЯТЖ для медичного закладу.
Мова йде про прагнення установити:
- спільну мову, загальний погляд на ЯТЖ;
- бачення відповідно до особливостей закладу;
- підхід, орієнтований на роботу.
Тема 2.
З’ясувати, з яких причин або проблем запускається процес у закладі.
- Пацієнти: які проблеми з якістю наданих послуг?
- Співробітники відповідно до їх профілю (вік, робота, місце проживання тощо): які соціальні проблеми?
- Умови праці та організація закладу: які питання праці?
Тема 3.
Визначити реалістичний обсяг
Необхідно обрати області для впровадження свого підходу ЯТЖ (табл. 48).
Для цього не соромтеся вільно ділитися своїми ідеями та уявленнями. Наприклад, можна провести мозковий штурм за допомогою постів у корпоративній мережі, призначеній для спілкування.

4.2 Інструменти та приклади, які допоможуть
Для спільного визначення вашого підходу ЯТЖ необхідно:
- Визначити в команді проєкту ЯТЖ співробітника, який забезпечуватиме безперебійне виконання цієї послідовності (дотримання етапів, хронометриста тощо);
- Сформувати підгрупи відповідно до логіки, характерної для вашого закладу. Наприклад: менеджмент, професії (сестринський догляд, фельдшери тощо) або відділ А, відділ Б, міжфункціональна група.
- Поділитись у кожній підгрупі ідеями щодо визначення ЯТЖ та відзначити ті з них щодо яких існує консенсус.
- Відобразити та згрупувати ідеї за підгрупами.
- Поділитись з усім персоналом закладу результатами роботи та напрацювати спільне визначення, яке досягне консенсусу.
Цей підхід також підходить для визначення проблем та обміну ними, шо можна робити одночасно.
Приклади запитань щодо проблем вашого підходу ЯТЖ наведено в табл. 49.

4.3 Робочий зошит ЯТЖ
Визначення ЯТЖ, області застосування та проблем ЗОЗ, які необхідно вирішити наведено в табл. 50.

5. Інвентаризація методів для визначення області застосування підходу ЯТЖ
5.1 Деякі поради щодо того, як діяти
Інвентаризація ЯТЖ — це колективна вправа, яка полягає у дослідженні того, що в установі вже сприяє ЯТЖ, оцінці важливості та ефективності цих дій та визначенні того, що може забезпечити подальший прогрес. Інвентаризація ЯТЖ є важливим структурним елементом під час планування запровадження довгострокового підходу ЯТЖ та встановлення процесу постійного покращення ЯТЖ, а також якості медичної допомоги.
Навіщо проводити інвентаризацію ЯТЖ?
Цілями інвентаризації ЯТЖ у ЗОЗ є:
- визначення та окреслення дій, які вже сприяють ЯТЖ в установі;
- послідовне виконання дій, які часто вживалися по частинах;
- розкриття під час обмінів шляхів прогресу;
- покращення ЯТЖ та якості догляду;
- визначення пріоритетних напрямків ЯТЖ та тих, які ще не інвестовані закладом.
Інвентаризація ЯТЖ — це колективна вправа, яка полягає в пошуку в медичному закладі:
- дій, які вже сприяють ЯТЖ та оцінюють їх ефективність;
- нових засобів, які можуть забезпечити подальший прогрес.
Залежно від обраного обсягу, його реалізація може базуватися на:
- команді проєкту ЯТЖ;
- одній або кількох робочих групах з метою заглиблення в тему та/або збору точок зору різних зацікавлених осіб.
Залежно від складності предметів, наявного часу та обраної методології завершення інвентаризації може відбуватися на основі однієї або кількох зустрічей.
Інвентаризація ЯТЖ складається в дискусійному просторі за участю представників різних професій, команд, видів діяльності або органів медичної установи. Проведення інвентаризації ЯТЖ означає започаткування колективного, конструктивного та мобілізуючого підходу (ЯТЖ — справа кожного!). Це сприяє:
- кращому розумінню ЯТЖ у його різноманітних вимірах;
- обміну уявленнями різних учасників і фахівців;
- усвідомленню того, що вже зроблено;
- безпристрасності дебатів, щоб об’єктивізувати різні компоненти ЯТЖ в установі;
- підвищенню якості обмінів між професіоналами.
Інвентаризація ЯТЖ — це спосіб ідентифікувати, зробити видимими та покращити ресурси ЯТЖ медичного закладу. Для більш результативної праці у цьому напрямку слід використовувати весь наявний матеріал (діагностику психосоціальних ризиків, результати атестації робочих місць за умовами праці, аудит системи менеджменту якості, приписи контролюючих органів, консультації спеціалістів, дані про персонал тощо).
Що для цього потрібно зробити?
1. Скласти Перелік існуючих дій ЯТЖ.
У більшості закладів ми вже вживаємо заходів щодо ЯТЖ! З часом приймаються рішення, узгоджуються дії, вносяться корективи в організацію, налагоджуються практики в командах тощо.
Важливо, що ці дії певною мірою полегшують життя на роботі, покращують умови праці, зберігають здоров’я працівників чи соціальні відносини.
Однак буває, що:
- співробітники не сприймають або більше не сприймають ці досягнення, або не знають про заходи, запроваджені закладом, які фактично залишаються незастосованими;
- менеджери (керівники, кадровики) ініціюють дії з наміром покращити ЯТЖ, які в кінцевому підсумку не використовуються чи не сприймаються як ефективні;
- попри використання важливих елементів ЯТЖ кожним (п’ятничний торт, щомісячна гра в футбол тощо), ЯТЖ не була ідентифікована як така.
Запитання, які необхідно поставити щодо існуючих заходів ЯТЖ:
- Які угоди були підписані нещодавно чи є вони діючими? Які конкретні заходи випливають з цього?
- Які останні великі проєкти та/або зміни вплинули на організацію та умови праці? Які конкретні дії чи проєкти випливають з цього?
- Які конкретні дії чи проєкти ілюструють добробут працівників чи йому сприяють?
- Чи є якісь переваги чи приклади використання, які покращують умови праці?
- Чи є фактори, які сприяють тому, щоби працівники залишалися в цій організації?
- Які визначальні елементи сприяють ЯТЖ у ЗОЗ?
2. Колективно оцінити дії.
Складання простого переліку дій недостатньо! Він має включати в себе оцінку того, як кожна дія насправді сприяє ЯТЖ, задаючи такі запитання:
- Чи важлива ця дія щодо ЯТЖ?
- Чи вона ефективна?
- Чи мобілізує персонал закладу?
3. Визначити вимір ЯТЖ для кожної перерахованої дії.
Оцініть кожну дію за наступними двома критеріями:
Критерій 1:
Рівень важливості дії щодо ЯТЖ:
- Чи вважаються існуючі дії, практики, приклади використання ЯТЖ важливими для закладу?
- Чи є ці дії амбітними та ініціативними, чи вони відповідають нормативному мінімуму?
Критерій 2:
Ступінь задоволення, що надається дією:
- Чи вважаються дії, практика, приклади використання ЯТЖ задовільними? Чи принесли вони очікувані переваги чи результати?
- Чи існують практичні дії, приклади використання ЯТЖ, які не турбують деяких співробітників або які не стосуються всіх?
- Чи вважається започаткована дія ефективною?
- Чи відома та корисна вона для співробітників?
- Чи доступна для всіх?
- Чи справді її цінують та мобілізують працівників закладу?
- Чи мобілізується керівництво? Відділ кадрів?
4. Таблиця інвентаризації ЯТЖ.
Щоб отримати максимальну віддачу від обговорень в рамках проєкту ЯТЖ, не ризикуючи втратити ідеї, висунуті під час роботи, таблиця інвентаризації (табл. 51) є інструментом, який дозволяє:
- формалізувати та перерахувати існуючі дії ЯТЖ;
- класифікувати їх за вимірами ЯТЖ, в яких вони беруть участь;
- відзначити шляхи прогресу та, можливо, цікаві проєкти, які потрібно реалізувати,
- зафіксувати коментарі, зауваження та інші думки, які необхідно розглянути.
Таблиця інвентаризації також пропонує спільно оцінити важливість, задоволеність та ефективність кожної існуючої дії ЯТЖ.
У своїй повній версії інвентаризація стає інструментом керування ЯТЖ у закладі та дає змогу встановити пріоритети, на яких можна будувати, наприклад, план покращення ЯТЖ або навіть угоду ЯТЖ.

Аналіз складеної таблиці (табл. 51) дає змогу розробити спільне бачення інвентаризації та дістати уроки для управління планом покращення ЯТЖ:
- У яких вимірах ЯТЖ розташовані існуючі дії, а як щодо бажаних заходів?
- Чи охоплено всі виміри ЯТЖ?
- Чи варто працювати над цим «порожнім» виміром як пріоритетним чи ні?
- Якщо у вимірі ЯТЖ з'являється багато дій: як це пояснити? Що з цього слід зробити? Чи є цей вимір ЯТЖ серйозною проблемою для ЗОЗ? Чи варто працювати з цим виміром по-іншому?
5. Спільний доступ до інвентарю ЯТЖ.
Спільний доступ до інвентарю — це гарний спосіб обговорити ЯТЖ з усіма професіоналами закладу. Дійсно, ЯТЖ — справа кожного, інвентаризація ЯТЖ має бути відома всьому персоналу. Тому ділитися роботою з інвентаризації, пояснювати її та навіть вносити зміни до неї — це крок, який не можна пропустити. Це є необхідною умовою для початку будь-якого першого проєкту покращення ЯТЖ. Фактично, інвентаризація стає важливим комунікаційним засобом для підвищення обізнаності та залучення всього персоналу: керівництва, представницьких органів персоналу, та ширше — всіх співробітників ЗОЗ.
6. Надати пріоритет проєктам ЯТЖ.
Інвентар дає змогу сформулювати реальні висновки щодо того, що необхідно зробити для покращення ЯТЖ. Часто це відкриває перспективи на кілька років! Деякі проєкти можуть бути реалізовані відразу; інші — менш термінові, але більш вимогливі; є проєкти, які чітко охоплюються кадровою чи профілактичною політикою, інші — прерогативами представницьких органів чи керівництва персоналу тощо. Команда проєкту ЯТЖ відповідає за визначення пріоритетів та розробку плану вдосконалення ЯТЖ. Вона визначає кілька пріоритетних проєктів ЯТЖ, але саме професіонали вибирають роботу, яку потрібно розпочати.
Спільний з керівництвом доступ до інвентарю ЯТЖ є важливим кроком для планування, перш ніж повідомити про це всім співробітникам установи.
Перевагу слід віддавати політиці малих кроків. Краще почати зі скромного проєкту, але який ми точно зможемо реалізувати, проєкту, який вдасться і дійсно покращить ЯТЖ працівників ЗОЗ.
5.2 Інструменти та приклади, які допоможуть
Існує багато інструментів і методів для проведення інвентаризації ЯТЖ. Метод потрібно вибрати та адаптувати настільки, наскільки це необхідно для контексту організації. Краще засередити увагу на ігрових методах фасилітації.
Представлена нижче табл. 52 демонструє огляд існуючих інструментів та дозволяє порівняти їх.

Розглянемо детальніше всі вищенаведені методи та засоби.
▶ Робоче середовище для дискусій
Дискусійні простори — це засоби участі, в яких працівники розповідають про свою роботу, щоб обговорити правила, засоби, якість та організацію праці, в також надати значення зробленому вибору.
Реалізація цих просторів передбачає ефективну інженерію дискусії, засновану на організації, інструментах та специфічних методах, анімації. Крім того, вона передбачає соціальну конструкцію та організацію, яка принаймні підтверджена, а в кращому випадку підтримана керівництвом ЗОЗ.
Існує п'ять основних особливостей дискусійних просторів:
- Формат — це колективні простори.
- Об'єкт — обговорення зосереджено на досвіді роботи та його викликах, правилах надання медичних послуг, сенсі праці, ресурсах, обмеженнях тощо.
- Модальності — це обговорення, основним засобом якого є розмовне слово, відбувається відповідно до правил, розроблених спільно з зацікавленими сторонами.
- Інституалізація — це простори, вписані в організацію праці. Вони узгоджені з процесами управління та представницькими органами працівників (профспілки, представники трудового колективу).
- Цілі — ці простори спрямовані на вироблення пропозицій щодо покращення або конкретних рішень щодо того, як працювати.
Організаційні та матеріальні умови, необхідні для успіху дискусійних просторів:
- обговорення реальної діяльності має відбуватися в групі, склад якої може змінюватись з часом, щоб створити культуру колективної роботи та розділити спільні оперативні рекомендації (правила професії, сфери, соціальні взаємодії);
- ритм зустрічей повинен відповідати ритму проблем, які виникають під час виконання професійних обов’язків;
- порівняння точок зору має бути зосереджено на реальній професійній діяльності, підкріпленій відео, фотографіями або описами реальних ситуацій;
- доцільно не зупинятися на обмінах, на єдиному протистоянні між прописаним і реальним, а також обговорювати різні можливі методи виконання роботи та спільно розробляти технічні та організаційні рішення для боротьби з мінливістю реальності;
- залучати певні рівні управління, щоб дозволити технічні та організаційні зміни праці через залучення персоналу та прозу ієрархічного прийняття рішень, що робить можливими перетворення;
- все засноване на знаннях один одного, визнанні навичок і якості праці кожної людини, а також на довірчих відносинах,
- колективне переопрацювання правил вимагає часу для обміну досвідом та обговорення роботи.
Розробка дискусії повинна дозволяти шляхом побудови організаційної екосистеми, сприяти розгортанню дискусійних просторів (табл. 53). Ці простори для дискусій потім стають місцями для прийняття рішень, що надає можливість ефективніше дбати про здоров’я працівників, ЯТЖ трудового колективу та надання медичних послуг.

▶ Ігрові ситуації
Гра пропонує картки, які ілюструють виміри та категорії вимірів ЯТЖ. Вона орієнтована на співробітників, менеджмент, представників персоналу та керівництво закладу. Її також можуть використовувати консультанти та тренери організації, як фасилітатори та аніматори заходів. Завдяки карткам, які ілюструють важливі сфери ЯТЖ, гравці відправляються на пошук дій, які вже реалізовані в установі та корисні для покращення (з точки зору HR, кар'єри, гендерної рівності тощо) та інших заходів, які заслуговують на розгортання. По ходу гри учасники закладають основи плану дій з ЯТЖ. Ця гра є також корисним інструментом підвищення обізнаності персоналу медичного закладу для підтримки соціального та професійного діалогу.
▶ Опитувальник
Для розробки дієвого опитувальника з ЯТЖ необхідно дотримуватись певних принципів розробки анкети, щоб забезпечити достатню швидкість відповіді та обмежити час на її обробку:
- Гарантувати колективну розробку анкети (члени команди проєкту ЯТЖ).
- Покрити всі або частину шести вимірів ЯТЖ.
- Віддати перевагу закритим питанням.
- Побудовувати запитання лише після того, як до питання був підтверджений інтерес з боку опитуваних (проєктувати питання на себе).
- Планувати розумну тривалість відповідей від 15 до 20 хв..
- Використовувати відповідну шкалу значень, щоб уникнути занадто нейтральних відповідей.
Застереження щодо використання анкети на етапі інвентаризації ЯТЖ:
- Опитувальник служить основою, але не може сам по собі поставити діагноз.
- Анкетування дає змогу статистично визначити теми ЯТЖ, над якими буде працювати команда проєкту ЯТЖ або навіть робочі групи закладу, якщо необхідно, з наданням додаткової інформації (конкретні дані з місця, показники тощо).
Щоб поставити початковий діагноз «змісту роботи» у вашому закладі, ви можете поставити такі запитання:
- Як працівники ЗОЗ сприяють ЯТЖ?
- Як би ви оцінили цей параметр за чотирирівневою шкалою задоволеності?
- Наскільки види діяльності закладу досить повторювані чи різноманітні?
- Як медична установа дозволяє професіоналам проявляти ініціативи та приймати рішення?
- Які кількісні та якісні цілі кожної послуги зрозумілі?
- Який ступінь самостійності мають професіонали у здійсненні діяльності?
- Якою мірою професіонали залучені до проєктів установи, які є для них цінними?
- Як можна охарактеризувати відносини між пацієнтами і медичним персоналом?
- Як організація роботи дозволяє співпрацювати між професіоналами? Вона їх заохочує?
Виходячи з відповідей на ці запитання, ви швидше зможете визначити зміст праці у вашому закладі (табл. 54):

▶ Динамічне керування ЯТЖ
Для здійснення динамічного керування пропонується:
- скласти перелік існуючих та/або бажаних дій;
- проаналізувати їх (у стовпчиках) послідовно у світлі різних критеріїв: охоплені виміри ЯТЖ (критерії), якість оформлення заходу (консультація, діалог), якість заходів тощо (табл. 55).
Таким чином, медична установа може використовувати цей інструмент для проведення інвентаризації існуючої ситуації (наприклад, коли оцінка психосоціальних ризиків персоналу раніше спричинила певний план дій), щоб дізнатися, чого було досягнуто щодо ЯТЖ. На цій основі можна консолідувати діагностику, щоб визначити дії, які не були заплановані або потребують покращення чи коригування. Отже, це може допомогти відслідковувати хід виконання дій і виконувати їх протягом усього процесу.

Існує кілька діагностичних інструментів з різними рівнями доступу, які можна використовувати залежно від зрілості команди проєкту ЯТЖ в установі (табл. 56). Усі ці інструменти знаходять свій інтерес, коли результатами обмінюються та вони обговорюються спільно із зацікавленими сторонами.
Таблиця 56. Діагностичні інструменти для перевірки стану впровадження підходу якості трудового життя
Перелічіть цілі вашого проєкту: ___________________________________________.
Які припущення ви хочете перевірити і як ви можете їх підтримати?
1.
2.
…

Ключові показники досягнення ________________________________________________________________________________________
Ключова інформація ________________________________________________________________________________________
▶ Фотодіагностика
Метод фотодіагностики заснований на фотографуванні проблемних робочих ситуацій з точки зору ЯТЖ.
Для цього учасники проєкту озброюються цифровою камерою для фотографування.
Етапи процесу:
Етап 1.
Створення спеціальної робочої групи, що включає також співробітників, яких стосуються аналізовані робочі ситуації.
Етап 2.
Фотографування членами спеціальної групи ходу виконання роботи.
Етап 3.
Колективний аналіз фотографій для проведення спостережень.
Етап 4.
Визначення дій щодо покращення, які можна запропонувати.
5.3 Робочий зошит ЯТЖ
За результатами аналізу складіть наступні переліки:
- доступних джерел інформації (табл. 57);
- методів та інструментів для проведення інвентаризації ЯТЖ (табл. 58);
- результатів інвентаризації (табл. 59);
- пріоритетних галузей закладу для впровадження підходу ЯТЖ (табл. 60).


Використовуйте метод голосування для досягнення згоди.


6. Визначення та підготовка експерименту для першої області застосування якості трудового життя
6.1 Деякі поради щодо того, як діяти
Після завершення етапу інвентаризації у ЗОЗ буде сформований перелік існуючих та пріоритетних об’єктів установи для впровадження підходу ЯТЖ, адже це — її головна мета. Саме ці пріоритети стануть предметом першого експерименту для нових способів праці.
- Команда проєкту установи обирає свій перший проєкт ЯТЖ за кількома критеріями:
- реалістичність та досяжність поставлених цілей проєкту;
- покращення ЯТЖ працівників та якості обслуговування;
- надання можливостей експериментувати;
- оформлення інструкції робочій групі щодо цього проєкту.
- створення простору для обговорення та роботи над темою;
- об’єднання представників професій, зацікавлених у експерименті.
- Робоча група проєкту збирається для підготовки експерименту (за необхідністю два або більше раз) (табл. 61).

- Робоча група представляє свої пропозиції щодо вдосконалення та методів випробувань команді проєкту ЯТЖ (табл. 62). Остання перевіряє та коригує їх.

Табл. 63 дає загальне уявлення експериментального підходу ЯТЖ.

6.2 Інструменти та приклади, які допоможуть
Розглянемо приклад оформлення експерименту з впровадження підходу ЯТЖ в ЗОЗ.
Назва проєкту: Управління індивідуальним харчуванням хворих ЗОЗ
1. Підготовка до експерименту
- Склад робочої групи (представники керівництва закладу, відповідних професій, персоналу, інші учасники):
Менеджер їдальні, шеф-кухар, повар, офіціант, медсестри ЗОЗ. - Фасилітатор роботи робочої групи: Менеджер їдальні.
2. Виклики та завдання експерименту
- Які цілі необхідно досягти?
- На що має відповісти цей експеримент?
- Які проблеми ми хочемо вирішити?
- Які ситуації ми хочемо зберегти, оскільки це добре працює?
Менше індивідуальних обідів в останню хвилину, сучасні та безпомилкові обіди, стимулювання пацієнтів спускатися до їдальні, досягти кращої координації між трьома відділами в управлінні індивідуальним харчуванням хворих ЗОЗ тощо.
- Які конкретні переваги та покращення очікуються?

3. Обсяг і дії, що підлягають перевірці
- Обсяг: відповідні відділи /професії: управління наданням послуг з проживання та харчування. Обід і вечеря в їдальні та у палатах.
- Дії, які підлягають перевірці:
Організація збору потреб пацієнтів з індивідуального харчування.
Перевірка підносів у їдальні лікарні.
Переконатися у присутності кожного пацієнта.
- Зацікавлені учасники:
- Відповідальний за експеримент: менеджер їдальні.
- Послуга або сектор: догляд — харчування — проживання.
- Професії (уточнити): менеджер їдальні — офіціант — кухар.
- Нагляд (уточнюється): шеф-кухар — працівник лінії їдальні.
- Інше (необхідно вказати): гігієна службових приміщень.
4. Зміст експерименту
- Конкретні методи експерименту (елементи експерименту: робота, організація, співпраця тощо)
- Призначення часу щоранку для обговорень потреб пацієнтів.
- Створення конкретного графіка для розподілу обідніх та вечірніх наборів їжі.
- Налаштування кухні під час підготовки лотків перед розподілом їжі.
- Навчання менеджера їдальні щодо використання Excel.
- Потреби та засоби, необхідні для експерименту (матеріальні засоби, необхідні комунікаційні дії тощо)
- Міжвідомча інформаційна нарада з питань реорганізації.
- Управління щоденними нарадами та підтримка керівниками відділів та директором ЗОЗ.
- Навчання та підтримка нових співробітників у впровадженні розроблених процедур.
5. Планування експерименту
- Дата та тривалість експерименту: 15 липня – 8 листопада 2022 року.
- Конкретні обмеження, які слід враховувати при проведенні експерименту: наприклад, як літній період може вплинути на експеримент?
- Багато замін і колег для навчання на трьох сервісах.
6. Оцінка експерименту
Які показники дозволять судити про відповідність результатів експерименту з точки зору впровадження (зроблено чи ні) та впливу в залежності від очікуваних вигод? (ефекти очікувані чи ні, позитивні чи негативні).

6.3 Робочий зошит ЯТЖ
Карта експерименту з впровадження підходу ЯТЖ в ЗОЗ наведена в табл. 64.
Таблиця 64. Карта експерименту з впровадження підходу якості трудового життя в закладі охорони здоров’я
Назва проєкту: _______________________________________________________________________________________
___________________________.
1. Пілотування експерименту
• Склад робочої групи (члени керівництва закладу, представники відповідних професій, представники персоналу, інші учасники): ____________________________________________________;
____________________________________________________;
____________________________________________________.
• Фасилітатор роботи робочої групи:________________________________________________________________________________
2. Виклики та завдання експерименту
• Які цілі необхідно досягти? На що має відповісти цей експеримент? Які проблеми ми хочемо вирішити? Які ситуації ми хочемо зберегти, оскільки це добре працює? _______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
• Які конкретні переваги та покращення очікуються?

3. Обсяг і дії, що підлягають перевірці
• Обсяг: відповідні відділи /професії: _______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
• Дії, які підлягають перевірці: _______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
• Зацікавлені учасники:
- Відповідальний за експеримент:____________________________________________
- Послуга або сектор:__________________________________________________________
- Професії (уточнити):_________________________________________________________
- Нагляд (уточнюється):_______________________________________________________
- Інше (необхідно вказати):____________________________________________________
4. Зміст експерименту
• Конкретні методи експерименту
(елементи експерименту: робота, організація, співпраця тощо) _______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
• Потреби та засоби, необхідні для експерименту (матеріальні засоби, необхідні комунікаційні дії тощо) _______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
5. Планування експерименту
• Дата та тривалість експерименту:_____________________________________
• Конкретні обмеження, які слід враховувати при проведенні експерименту: наприклад, як літній період може вплинути на експеримент? _______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
6. Оцінка експерименту
Які показники дозволять судити про відповідність результатів експерименту з точки зору впровадження (зроблено чи ні) та впливу в залежності від очікуваних вигод? (ефекти очікувані чи ні, позитивні чи негативні).

7. Комунікації з персоналом

7. Проведення експерименту та вивчення його результатів
7.1 Деякі поради щодо того, як діяти
Вибір експериментів з впровадження підходу ЯТЖ в ЗОЗ (табл. 65) може бути заснований на трьох комбінованих джерелах інформації:
1) проєктах, що виконуються або починаються, визначені під час встановлення обсягу робіт або діагностики;
2) результатах діагностичного етапу, які дозволили виявити труднощі та напрямки вдосконалення організації;
3) проєктах локальної ініціативи, які можна віднести до етапу експерименту (наприклад: підрозділ бажає поекспериментувати з дистанційною роботою).

Як показано у табл. 66, робоча група зможе тестувати, контролювати та оцінювати новий спосіб роботи (дію на конкретну роботу) та/або новий метод чи операцію:

Процес оцінювання (Етап 2) відбувається, як показано в табл. 67. Робоча група збиратиметься щонайменше двічі.

Наприкінці тестування одне (або навіть два) засідання робочої групи ЯТЖ дозволяє:
- Представнику робочої групи звітувати про результати та проаналізувати Інструмент Б, який відстежує зворотний зв'язок з місця;
- Члени робочої групи ЯТЖ оцінюють результати експерименту та вирішують, чи потрібні додаткові експерименти (це може бути корисно);
- Якщо останні підтверджують експеримент, вони вивчають методи розгортання та стійкість.
Робоча група ЯТЖ також має відповісти на важливе запитання: «Що може стати причиною того, що експеримент не спрацює або загрожує проєкту?» (табл. 68).

7.2 Інструменти та приклади, які допоможуть
Доцільно використовувати гру, що дозволить працівникам закладу спроєктувати себе в майбутню організацію та роботу (метод моделювання, який пропонує форму експерименту на етапі проєктування архітектурного проекту).
Назва проєкту: Впровадження процесу вітання та інтеграції нових колег (сестринський догляд)
Експеримент проведено на двох нових співробітниках ЗОЗ
1. Перевірені види діяльності

2. Результати випробувань
- Відчутні впливи

- Рекомендації щодо покращення роботи з тестування

7.3 Робочий зошит ЯТЖ
Аналіз нової операції та/або методу (Інструмент А) та Таблиця для експериментів командою проєкту (Інструмент Б ) під час впровадження підходу якості трудового життя в закладі охорони здоров’я наведені в табл. 69 і 70 відповідно.
Таблиця 69. Аналіз нової операції та/або методу (Інструмент А) під час впровадження підходу якості трудового життя в закладі охорони здоров’я
Форма
Назва проєкту: ______________________________________________________________________
1. Перевірені види діяльності

2. Результати випробувань
- Відчутні впливи

- Рекомендації щодо покращення роботи з тестуванням

Таблиця 70. Таблиця для експериментів командою проєкту (Інструмент Б ) під час впровадження підходу якості трудового життя в закладі охорони здоров’я
Форма
Назва проєкту: _______________________________________________________________________
Нарада №:________________________
Дата : ____________________________
Присутні: ________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________

8. Перші уроки та впровадження сталого підходу якості трудового життя
8.1 Деякі поради щодо того, як діяти
Нарешті медична установа підійшла до вирішального моменту процесу. Йдеться про відповідь на таке питання:
«Як встановити сталий підхід ЯТЖ?».
Для цього можна виконати два кроки. У всіх випадках робочі простори команди проєкту ЯТЖ є місцем для обговорення.
Крок 1: Навчитись підходу ЯТЖ на своїх перших кроках:
- Що приніс вам підхід ЯТЖ?
- Чому ви навчилися, змінили, зробили по-іншому?
- Що ви бажаєте зберегти та інтегрувати стабільно у свою діяльність?
Для цього члени команди проєкту ЯТЖ можуть скористатися наведеними нижче таблицями інструментів з оцінки перших результатів впровадження підходу ЯТЖ (табл. 71 і 72).
Крок 2: Забезпечити виконання процедур для продовження впровадження підходу ЯТЖ (табл. 71).

8.2 Інструменти та приклади, які допоможуть
Приклад балансу до стійкості проєкту ЯТЖ наведено в табл. 72.

8.3 Робочий зошит ЯТЖ
Таблиці інструментів з оцінки перших результатів впровадження підходу ЯТЖ, а саме: регламент, проєкти та заходи ЯТЖ, які вже реалізовано, наведено в табл. 73 та 74 відповідно.
Таблицю інструментів з оцінки майбутніх проєктів та заходів ЯТЖ представлено в табл. 75.



